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無料タスク管理ツール「Remember The Milk」、ちゃんと使えてますか?

Web上で詳細なタスク管理ができることで海外では超有名な「Remember The Milk」。でも日本での普及率はイマイチでタスク登録も意外と面倒……。ホントに有効なツールなのか?を検証します。

Web上でタスク管理ができる「Remember The Milk」(以下RTM)。
2006年に日本語版が登場して以来、LIFEHACK志向のビジネスパーソンを中心にその利便性が着目され話題が沸騰した。
Googleカレンダーなど他のサービスとのマッシュアップや、携帯電話端末への対応など多様な機能で、「これぞタスク管理の決定版!」とさえ言われたほど。

Remember The Milk」トップページ

が、いざ使ってみた人の大半が、

・操作性が悪い(タスク登録作業そのものが煩雑/ショートカットなど独自機能を覚えるのが苦痛etc)
・そもそも何を登録したらよいかわからない
・このツールを使うことで仕事の効率がどうアップしたのか実感できない

などの理由から、使うのをやめてしまう傾向にあるようだ。そのため、2009年現在もRTMはそんなに日本人の間では普及していないというのが正直なところではないだろうか。

そこで今回、特にタスク管理が他の職種に比べて多くRTMへの適性が高いと思しきエンジニアに向けて、RTMの有用性を検証してみたい。

「RTMって何?」という人のためのお役立ちWebサイト

RTMを知らない人は、まず以下に挙げるWebサイトを、どれか1つでよいのでざっとご覧いただきたい。RTMの登録方法から機能説明、使い方までがひと通り、網羅されている。

無料タスク管理サービス「Remember The Milk」日本語版の使い方(GIGAZINE)

これなら毎日できるタスク管理 1から学ぶRemember The Milk(gihyo.jp)

Forgot the Milk「Remember The Milk を徹底的に使い倒す!!」

「スケジュール管理ソフトとどこが違うの?」
という疑問を抱く人もいるかもしれないが、一言でいえばスケジュール管理ソフトが「○月○日○時○分」というピンポイントな時刻での予定を管理するのに対し、タスク管理ソフトは「いつまでにどの作業を終えておくべきか」という期間内の作業内容を管理する点といえるだろう。

なぜRTMを使うことをやめてしまう人が多いのか

さて、一見、便利に思える(そして実際、使い方によっては便利である)RTMだが、だんだん使わなくなる人が多いのも事実。
これはどことなく、家計簿をつけ始めた人が、最初のうちは

「家計簿つけるといいよー。お金の流れがきちんと把握できるし」

とさんざん浮かれていっているわりには、しばらくすると家計簿をつけなくなるのに似ている。
ようするに、“便利だけど必要じゃない”と、人はいつしかそれを使わなくなる生き物のようだ。

ではなぜ、便利なタスク管理ソフトであるはずのRTMが必要ではないのか。
その理由を考察してみよう。

理由1:操作を覚えるのが面倒くさい・苦痛である

この理由で躓(つまず)く人が一番多いのではないだろうか。RTMはWebブラウザからタスクの登録や編集を行うのがメインだが、独自のショートカットキーが割り当てられており、覚えていればすごく便利だけど覚えてない人にはこのうえないストレスになるという特徴がある。

また、期限を入力するときは自分でテキストを入力するのだが、その入力した日時がRTM側で認識できるフォーマットでないと受け付けてもらえない。

「2009年4月25日 午後10時」

などと期限の欄に入力しても、無効とみなされてしまうのだ。
この場合、

「2009/4/25 PM10:00」

などと、RTMが定める書式に沿って書かなくてはいけない。この“RTMが定める書式”というのがどちらかといえば英語圏の人間を対象としているため、日本人からすると馴染みにくい書式であることが多いのだ。

そのため、せっかくカチャカチャとキーボードから期限を入力したのに「無効」とされてストレス倍増、といった現象が起きることになる。
おまけに、Ajaxを使った高度な(はずの)インターフェースがアダとなり、どうにも操作が「もったり」する。余計なアニメーション処理などのせいで反応が鈍いという実感。単純に使っていてイライラする点は否めない。

また、出先で発生したタスクを即座に反映させる意図からか、(携帯電話などから)電子メールを送信することでRTMにタスクの登録ができる機能があるのだが、慣れていないとこの機能も不便極まりない。タスクの期限同様、規定の書式に沿った形でメールを作成しなくてはいけないからだ。
事実、携帯電話からRTMのタスク登録メールを送ろうとすると、その作成から送信までに5分近くかかる。手帳やメモにざっと走り書きすれば10秒で済むことを、なぜわざわざ5分もかけて行わなければならないのかは大いに疑問。

こうした経験が重なると、
「面倒な思いをしてわざわざRTMの操作法を覚えたとしても、ちっとも仕事の効率UPにつながりそうにない」
と悲観してRTMから離れていってしまうのだろう。

理由2:タスクをRTMで一元管理すること自体が面倒である

理由1でも触れたが、紙の手帳やメモ帳を持ち歩いている人であれば、ちょっとした用事はそこに書き留めたほうが早い。さらに、電話の託(ことづけ)などは付箋紙に書いてPCの隅に貼るほうが目立つのも確か。本当に些細な用事なら、メモもとらずに暗記してその場で片付けてしまう人も多いはずだ。

RTMでタスクを一元管理しようとすると、自分の身の回りに起こる用事をすべてRTMに入力する/タスクを終えたら完了処理をする、という作業そのものが二度手間になりかねないのだ。

また、RTMは基本的にPCのWebブラウザ上から確認するので、常にPCの前に座っており、かつRTMのページを開いているという行動特性がないと続かない。
これは利便性というよりは習慣の問題だが、そもそもさほど便利ではないと感じる要因がある以上、わざわざその習慣を身につける気が起きなくなるのも道理だろう。

理由3:自分のタスク分解能力が低い

いざRTMを使ってみると、意外と躓くポイントが、ここ。
スケジュール管理能力ともリンクしてくるのだが、1つのタスクをどこまで分解して登録すればよいのかがわからないことが多いのだ。

たとえば、
「○○システムを開発してリリース完了する」
という、超・大雑把な内容の作業を1つのタスクにすることもできてしまう。
が、これだと、システムの開発・リリースが完了するその日まで、そのタスクは画面上に表示されたまま何の役目も果たさない。
そもそも、システムの開発完了・リリースに向けて毎日、働いている人が、その作業自体を忘れるということはありえないはずだ。

逆に、タスクを細かく分けすぎて意味のないタスクになっている場合もある。
たとえば、
「○○さんに電話をかける」
というタスクを書いてしまうと、電話をかけて何をしようとしたのか、後から見直したときに思い出せない可能性がある。


理由は上記だけに限らないが、RTMはやはりツール。それ自体が便利になりうる機能を持っていても、使う側の工夫がなければ宝の持ち腐れとなってしまうようだ。

⇒次のページでは、タスク管理初心者がRTMを“挫折”しないためのポイントを紹介!

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