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仕事力を鍛える

無料タスク管理ツール「Remember The Milk」、ちゃんと使えてますか?

Web上で詳細なタスク管理ができることで海外では超有名な「Remember The Milk」。でも日本での普及率はイマイチでタスク登録も意外と面倒……。ホントに有効なツールなのか?を検証します。

RTMを少しずつでも仕事に役立てるためのヒント

ここで、失敗しないRTMの使い方のコツを、エンジニアLive編集部の経験則を踏まえつつ述べてみたい。ポイントは、

「いきなりフル活用してすごいことをしようと思わないこと」

に尽きる。


ポイント1:単純なタスク登録・完了のみを行う

RTMは多彩な機能を持っている分、高度な設定をしようと思うとその操作を覚えるのにも、個々のタスクにそうした設定を施す作業自体にも労力がかかる。最初にそれをしてしまうと、

「RTM=面倒」

という思考パターンが形成されてしまう。

そこで、複雑な機能は一切、使わずに「タスクの登録→完了登録」のみを行うのだ。
まずそれで、自分のなかに、RTMを使ってタスクを管理する行動特性の“芽”を養うのだ。


ポイント2:RTMで管理する案件を1つに絞る

RTMは最初から、「仕事」・「個人」・「勉強」とカテゴリがタブで分かれているが、「仕事」タブでも本当に仕事全般のタスクを入力するのではなく、ある1つの案件に関するもののみをRTMでタスク管理する、と最初に決めてしまうのだ。
それもできれば、その仕事自体がPCに向かって行うもの、常にRTMを参照できる環境下で作業を行う性質のものだと望ましい(あまり外を歩き回って移動して、という内容の案件には向かないので注意!)。

そうすれば、その案件の作業をしているときにはRTMにログインして表示させておく習慣が自然と生まれるし、数多くの案件についてのタスクが混在して気が散るのも避けられる。


ポイント3:タスク管理という概念そのものの勉強をしてみる

RTMを使っても、目立った作業効率の向上が見込めていない……。
その場合は、タスク管理のしかたそのものに原因があるのかもしれない。

対策としては、David Allen氏が提唱するGetting Things Done(GTD)など、タスク管理についてのメソッド・思想について書かれた本や情報を仕入れて、自分自身のタスク管理能力そのものを底上げすることをオススメする。

逆にいえば、RTMの持つ機能の多様性と柔軟性は、使い手そのものにあらかじめタスク管理に対する要望・意向がある場合にこそ最大限に発揮されるものだからだ。

Remember The Milkで快適GTD

の記事に見られるように、まず自分自身のなかに、どうタスク管理をすればよいかのノウハウがないと、RTMを使っても工夫のしようがないことになる。

書店のビジネス書コーナーに立ち寄ればズラリと並ぶ仕事術関連の本をパラパラめくってみる、といった行動も、週に1度は確保したい。

それでもタスク管理の必要性を感じないなら「ショック療法」もアリ!?

それでもいまひとつ、タスク管理をすることに前向きになれない、あまり必要性を感じないアナタにおすすめなのが、

「一切のタスク管理をしないで生活してみる」

という方法。

実際、タスク管理を必要としない人というのもいる。必要がなければRTMだろうがなんだろうが、タスク管理なんて面倒なこと、しなければいいのだ。

そこで、自分に本当にタスク管理が必要ないのかどうかを試してみる、ということをオススメしたい。

メモもとらない、付箋も貼らない、手帳も持ち歩かない。

こうした生活をしてみて、タスク管理というものがないとどれだけ不便な思いをするのかを味わってみるのはいかがだろう。

取り返しのつかないミスをして上司に大目玉を食らおうが会社をクビになろうが、それで
「タスク管理は重要だ」
ということがわかれば、それでいいじゃないか(いいのか?)。

そういう痛い経験をしたあと、RTMは
「なんとなくウザい、役に立つっぽいけど面倒くさい存在」
から、
「自分の人生にとってかけがえのない、生涯のパートナー」
に変貌して見えるかもしれない。

あ、すっかりRTM依存症になった後で、突如RTMのサービスが打ち切りになったらどうすんの、というツッコミはご容赦あれ。怖いことは、考えないのが一番らしいから……。

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